Στις εικονικές συναντήσεις, η δυνατότητα να κρατήσετε πλήρες αρχείο των αποφάσεων επιταχύνει την εργασία, ενώ μειώνει τα κενά επικοινωνίας, ειδικά σε μεγάλα σχήματα. Όταν λειτουργεί, αυτόματες συνοψίσεις παράγονται σε πραγματικό χρόνο και παραδίδονται στους συμμετέχοντες, προσφέροντας επακριβή καταγραφή συνομιλιών χωρίς χειροκίνητη επεξεργασία, και για αυτό το λόγο αρκετές ομάδες αξιοποιούν το Zoom AI Companion ως βασικό εργαλείο.
Τι προσφέρει το Zoom AI Companion
Η λειτουργία επιτρέπει σε έναν οικοδεσπότη να δημιουργήσει σε πραγματικό χρόνο ένα συνοπτικό κείμενο που καταγράφει σημεία δράσης και αποφάσεις μέσα στη σύσκεψη, ενώ παράλληλα διατηρείται το πλήρες αρχείο των μνημονικών. Επιπλέον, οι καταγεγραμμένες πληροφορίες εμφανίζονται και μέσα στο ομαδικό chat, ώστε η ομάδα να έχει άμεση αναφορά μετά τη λήξη της συνεδρίας.
Η υπηρεσία ενσωματώνει αναγνώριση βασικών θεμάτων και μπορεί να επισημάνει σημεία δράσης και ορισμένες αποφάσεις για ευκολότερη αναζήτηση αργότερα, μειώνοντας τον χρόνο που απαιτείται για τη σύνταξη πρακτικών. Σε οργανισμούς με πολλαπλές ομάδες, αυτό διευκολύνει τη μεταφορά πληροφοριών μεταξύ τμημάτων χωρίς επιπλέον εργασίες.
Προϋποθέσεις για αυτόματες συνοψίσεις
Η λειτουργία διατίθεται σε λογαριασμούς Zoom Workplace που περιλαμβάνουν τύπους Pro, Business και Enterprise, οπότε απαιτείται ενεργή άδεια για να παραχθεί το συνοπτικό. Παράλληλα, μόνο όταν ο οικοδεσπότης ξεκινήσει τη διαδικασία ή έχει ρυθμιστεί να αρχίζει αυτόματα, το σύστημα θα παράγει αυτόματα συνοπτικά κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, με αποτέλεσμα να μην δημιουργούνται αρχεία αν η λειτουργία είναι ανενεργή.
Επιπλέον, είναι απαραίτητο οι συμμετέχοντες να είναι πιστοποιημένοι στα προφίλ τους, διαφορετικά δεν λαμβάνουν το συνοπτικό μέσω email, μια προϋπόθεση που εξασφαλίζει έλεγχο ταυτότητας και προστασία πρόσβασης. Αν χρειάζεται επιβεβαίωση, οι οργανισμοί μπορούν να αναθέσουν δικαιώματα στον διαχειριστή λογαριασμού για ενεργοποίηση.
Πώς ενεργοποιείται και ποιοι ελέγχουν
Προτεινόμενο Αθήνα: Στρατηγικός ενεργειακός κόμβος
Κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, μόνο ο οικοδεσπότης και ο συν-οικοδεσπότης έχουν το πλήκτρο για να ξεκινήσουν ή να τερματίσουν τη δημιουργία του συνοπτικού μέσω του μενού του AI Companion, επομένως ο έλεγχος παραμένει στα χέρια της διοίκησης της σύσκεψης.
Αν ένας παρευρισκόμενος ζητήσει την ενεργοποίηση, ο οικοδεσπότης λαμβάνει ειδοποίηση και μπορεί να ανάψει τη λειτουργία εφόσον έχει τα κατάλληλα δικαιώματα.
Σε περιπτώσεις όπου ο οικοδεσπότης δεν έχει τα δικαιώματα, η αίτηση προωθείται στον διαχειριστή του λογαριασμού, ο οποίος μπορεί να ενεργοποιήσει τη λειτουργία από το διαχειριστικό portal, διασφαλίζοντας ότι οι ρυθμίσεις συμμορφώνονται με την πολιτική της εταιρείας.
Πού αποθηκεύονται και πώς διαχειρίζεστε τα συνοπτικά
Μετά τη λήξη, τα συνοπτικά αποστέλλονται στο email των συμμετεχόντων και αποθηκεύονται στο chat της συνεδρίας όταν το συνεχιζόμενο Zoom Team Chat είναι ενεργό, προσφέροντας πολλαπλές οδούς πρόσβασης για ανασκόπηση. Ο οικοδεσπότης μπορεί να επεξεργαστεί, να μοιραστεί ή να διαγράψει το περιεχόμενο, ανάλογα με τις ανάγκες της ομάδας.
Υπάρχει επίσης ειδική ενότητα στο web portal με την ονομασία «Resúmenes», όπου συγκεντρώνονται όλα τα παραγόμενα συνοπτικά και επιτρέπεται φιλτράρισμα κατά ημερομηνία ή θέμα, καθώς και κοινή χρήση με άλλους χρήστες, διευκολύνοντας την οργανωμένη αρχειοθέτηση των συνοπτικών συσκέψεων.
Συστάσεις για ομαλή χρήση
Πριν ενεργοποιήσετε τη λειτουργία, ελέγξτε ότι οι λογαριασμοί Zoom Workplace έχουν ενεργές άδειες και ότι οι συμμετέχοντες είναι πιστοποιημένοι, ώστε να μην υπάρχει απώλεια αποστολής αρχείων. Σε μεγάλες συνεδρίες συνιστάται προκαθορισμός ρόλων για να διατηρείται ο έλεγχος πάνω στη δημιουργία των συνοπτικών.
Τέλος, σε περιπτώσεις ιδιωτικότητας και συμμόρφωσης, αξίζει να καθορίσετε πολιτικές για την επεξεργασία των συνοπτικών και την πρόσβαση στο αρχείο, ώστε να διαφυλάσσεται το περιεχόμενο και να διατηρείται η επιχειρησιακή ασφάλεια.
